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Office manager: el nuevo rol del secretariado

      
Office manager: el nuevo rol del secretariado
Office manager: el nuevo rol del secretariado  |  Fuente: istock

El office manager y su evolución

Hace tan sólo unos pocos años atrás los conocimientos ligados a la buena redacción y ortografía, el manejo del paquete office y la buena comunicación, bastaban para apuntarse a un empleo como secretaria o asistente ¡y obtenerlo!

Hoy en día, el panorama empresarial y su cultura han evolucionado y con él las competencias necesarias de los empleados para alcanzar nuevos objetivos que el mercado demanda. 

El nacimiento de nuevas startups, la inclusión de nuevas tecnologías y plataformas digitales, el cambiante sistema financiero y económico, han promovido en las empresas y sus empleados una constante actualización.

En este contexto, el office manager, como puesto evolucionado del típico secretariado, ostenta ser la mano derecha del director de la empresa incorporando nuevas habilidades y expandiendo su función: estudios intermedios o avanzados en tecnología, administración de los tiempos, conocimientos avanzados sobre marketing digital, administración de empresas y planeamiento estratégico, idiomas y otros.

El director comercial de la compañía Bumeran, Freddy Kamt, consideró en una entrevista para Orbita digital, la necesidad de las nuevas secretarias por mantenerse en la vanguardia tecnológica:  “La transformación digital le abrió las puertas al joven emprendedor, pero también ha dotado de nuevas y mejores herramientas al empresariado en general, que permiten una cada vez mayor automatización del trabajo. Por ello, la constante capacitación tecnológica es vital también para las asistentes ejecutivas de empresas más tradicionales; algunas, incluso, aportan compartiendo estos conocimientos con sus jefes”.

El perfil del Office Managger

En este contexto cambiante y evolutivo del sistema empresarial, el perfil del office manager se asemeja al auxiliar administrativo aunque ahora está modernizado y a adoptado un papel proactivo dentro de una compañía.

Es capaz de tomar decisiones relevantes y, frente a ello, el salario percibido también ha aumentado como así también la reputación dentro del ámbito laboral.

El Office manager se ocupará de que todo lo que atañe a la empresa ¡funcione correctamente! 

Desde la tinta en las impresoras hasta los envíos al correo, la gestión de contactos e información relevante hasta la atención de las redes sociales, la organización de viajes y eventos hasta la administración de algunos gastos.

Si hablamos de las habilidades que requiere este perfil, algunas de las más demandadas por las empresas actuales son:

1. Buenos dotes comunicativos

Debido a que el office manager será la primera impresión de la empresa y el encargado de proporcionar el primer vínculo cliente-compañía, la buena comunicación será una de las habilidades que deben destacar en el puesto. En este sentido, la exigencia del manejo de varios idiomas se ha tornado una demanda actual en las empresas.

2. Capacidad de realización de varias tareas al mismo tiempo y proactividad

Este perfil ha de tener la capacidad de control sobre el estrés y angustia que suele provocar la ejecución de varias actividades al mismo tiempo. Además, tendrá que poseer la autoridad necesaria para delegar tareas y coordinar equipos cuando se requiera.

3. Carácter servicial

La característica que no ha cambiado de la secretaria hasta el office manager es su trato servicial con el resto de los empleados de la empresa. Una cualidad necesaria ya que, en cierto modo, el puesto laboral consiste en la colaboración de todos los proyectos que son ejecutados en la compañía.

4. Conocimiento avanzado de marketing digital

No hay dudas que en pleno siglo XXI el marketing digital es una potencia para las compañías. Por eso, el puesto requerirá conocimientos avanzados en la materia para operar correctamente en plataformas webs, empleo de apps, social media, etcétera


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