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¿Ves pasar las horas de trabajo sin conseguir avanzar en tus principales tareas? Quizás sea el momento de cambiar tu modo de trabajar
La situación se repite a menudo: llegas a la oficina para enfrentarte a un día de trabajo y, tras varias horas de dedicación, sientes que aún no te has centrado en tus tareas principales y que tu jornada no va a ser tan provechosa como creías.
Pensamos que sacrificar más horas para trabajar arreglará este problema, pero la solución es mucho más sencilla, ya que todo se basa en aprender a gestionar mejor el tiempo.
Para que comiences a modificar tus hábitos y consigas ser más productivo, lo mejor es comenzar por lo que NO debemos hacer. Estas son algunas de las cosas que debemos evitar:
Es el consejo que siempre daba Steve Jobs, un profesional realmente atareado, pero que era reconocido por su capacidad de trabajo y concentración.
Si dices "no" a cosas irrelevantes todos los días, puedes dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.
Tendemos a hacer reuniones extensas, pero sin un objetivo claro y es algo con lo que debemos acabar.
Las reuniones deben ser cortas, con los profesionales necesarios y con un objetivo claro.
Es importante que en la reunión también esté presente un mando o responsable de la toma de decisiones, de manera que la reunión sirva para avanzar en el trabajo o proyecto.
Muchas empresas prohíben a sus empleados que presenten un PowerPoint en las reuniones. Primero, porque realizarlos suele llevar un tiempo valioso y, segundo, porque suelen recoger información irrelevante que se puede omitir.
Compañías como la farmacéutica Bristol-Myers Squibb, en sus reuniones anuales o de presentación de resultados, solo permite que cada equipo presente dos diapositivas.
Está claro que, para la efectividad del material visual, su diseño debe ser conciso y con la información relevante.
Un buen reparto de las tareas también pasa por aplicar filosofías de trabajo que den más autonomía y poder a los empleados, sobre todo a los mandos intermedios.
Hay empresas que piden a sus trabajadores que, en lugar de presentar extensos informes con propuestas, tomen decisiones a corto plazo y las lleven a cabo.
Evidentemente, el primer paso siempre será comunicárselo al superior y obtener su permiso u opinión.
De esta manera la ejecución será más rápida, los trabajadores se sentirán más empoderados y el jefe estará al tanto y podrá supervisar las acciones, sin pasar por un proceso largo y lento.
Los mails son nuestra herramienta favorita, pero también el gran enemigo de la productividad.
Dedícale un tiempo concreto a revisar y responder a los mails que consideres urgentes.
Una buena organización de los correos en carpetas, por clientes o proyectos, también te facilitará la tarea diaria.
Toda jornada de trabajo tiene que comenzar con una exhaustiva planificación de las tareas a cumplir.
De este modo, marcaremos las acciones prioritarias, podremos evaluar el avance y rectificar ante cualquier imprevisto.
Tener en mente el plan de trabajo nos hará más efectivos y resolutivos.
