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Consejos para organizar reuniones más productivas

      
 |  Autor:  |  Fuente: Universia.

Para organizar reuniones de trabajo cada vez se precisan menos elementos: basta con tener un lugar para reunirse y alguien que se encargue de enviar los mails. Por este motivo, cada vez se gasta más tiempo en estos encuentros. Con el fin de que puedas mejorar la calidad de las reuniones y evitar la pérdida de tiempo en encuentros que pueden no tener ningún fin en particular, a continuación te damos algunos consejos.  

 

 

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1. No organices una reunión solo por organizarla

Las reuniones son sumamente útiles para discutir algunos asuntos, más que nada aquellos que están relacionados con decisiones que se deben tomar a nivel grupal. De igual manera, hay algunos temas que es preferible tratar de otra manera. La clave está en identificar cuál es la mejor manera de realizar cada trabajo.

 

2.    Administrá la lista de invitados

En muchas compañías está mal visto invitar poca gente a las reuniones, pero no se toma en cuenta que cada invitado extra significa un aumento en los costos. Tené en cuenta que cada nuevo participante disminuye las posibilidades de tomar una buena decisión y que cuando los participantes llegan a ser 17, la efectividad se reduce a cero.

 

Disminuí la duración de las reuniones

Hasta hace poco tiempo, las reuniones comúnmente tenían una duración cercana a los 30 minutos, pero en la actualidad la mayoría de estos encuentros duran aproximadamente 60 minutos.


Una buena idea consiste en establecer una regla: las reuniones de una hora y media o más de duración deben ser aprobadas por un ejecutivo que esté dos puestos más arriba que el convocante. De esta manera, las reuniones cada vez durarán menos tiempo.

 

Mejorá la efectividad de cada minuto de la reunión

Expresá con claridad la intención de la reunión y el rol que cada empleado tendrá en la decisión a tomar. Además, es importante que cada nueva medida se anote en un registro.


En caso de que veas que hay muchos asistentes que no tienen una tarea definida en este encuentro, podés solicitarles que hagan una ronda, y que cada uno se presente y cuente por qué motivo asistió a la convocatoria. De esta manera, muchos participantes entenderán que no existe ninguna razón para estar en ese evento y solo se quedarán los imprescindibles y por ende, las personas más productivas.


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