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¿Cómo acertar en la elección del software de gestión para una entidad educativa?

      
Los parámetros que pueden controlarse con este software son realmente variados
Los parámetros que pueden controlarse con este software son realmente variados
  • Las nuevas tecnologías permiten el procesamiento ágil y eficiente de una amplia cantidad de datos.
  • Rectores y responsables de centros educativos pueden valerse del software de gestión para monitorear el cumplimiento de sus metas.
  • Cada software ofrece prestaciones diferentes, pero no todas resultan de utilidad en todos los casos.

El mundo educativo actual se encuentra en pleno cambio, debido a las transformaciones sociales que han reposicionado a la Universidad y los estudios de nivel terciario, y esencialmente al aumento en el uso de las nuevas tecnologías.

La incidencia de las TIC puede evidenciarse en diferentes aspectos del terreno educativo. Desde facilitar las inscripciones a las carreras, permitir a las universidades brindar formación de manera online, hasta incluso extender la influencia de cada centro fuera de fronteras.

Pero sin lugar a dudas, el mayor aporte de las nuevas tecnologías a la educación se encuentra en los denominados softwares de gestión.

 

¿Qué es un software de gestión?

Tal y como lo indica su nombre, este es un sistema informático que se integra por diversas herramientas que permiten gestionar de mejor forma la información de una empresa o institución. Estas herramientas pueden usarse para tareas administrativas, de registro de información y por tanto procesamiento de la misma.

Un claro ejemplo de este tipo de software es Office 365 de la compañía Microsoft, que mediante programas de diferentes características (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.) permite registrar información en diversos formatos para cubrir las necesidades logísticas y administrativas de cualquier empresa o institución.

 

Software de gestión en el mundo educativo

Así como existen opciones genéricas para apoyar y organizar la gestión de una institución o empresa (como Office 365), también existen opciones ajustadas al tipo de empresa. Este tipo de software puede especializarse de acuerdo al tamaño, volumen de producción e incluso razón social de la empresa en cuestión.

Por lo tanto, existen tipos de software de gestión adecuados a instituciones educativas. A grandes rasgos, estos permiten:

  • Tener un control sobre el alumnado y su composición demográfica.
  • Organizar los gastos del centro.
  • Controlar la asistencia a clase y por lo tanto prevenir casos de abandono.
  • Agilizar procesos administrativos.
  • Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas por el centro.

 

¿Cómo elegir la opción adecuada?

En la amplia lista de opciones de software de gestión educativa que pueden encontrarse en el mercado, existen opciones más o menos recomendadas de acuerdo al tipo de institución en cuestión.

Para elegir una que se adapte a lo pretendido por el centro es necesario considerar:

  • El tamaño del mismo, tanto en número de alumnos como de docentes, académicos, e incluso facultades.
  • Los puntos más críticos en la gestión del centro, buscando un software que permita mantenerlos de manera más organizada.
  • La formación de las personas encargadas de ocuparse del control del mismo.

Considerando estos tres aspectos, lo recomendable es buscar un tipo de software que permita una toma de decisiones organizada, realizada con toda la información disponible.

Además, siguiendo las tendencias actuales del mercado, las opciones más útiles serán aquellas que permiten el funcionamiento en la nube. Es decir, las que aportan independencia para mantener el control de los datos desde cualquier dispositivo o lugar.

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