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Cómo dar un feedback negativo por email

      
Cómo dar un feedback negativo por email
Cómo dar un feedback negativo por email  |  Fuente: Shutterstock

Es importante redactar un email con cuidado y de manera correcta para poder mantener a su equipo comprometido y motivado. El psicólogo Daniel Goleman sostiene que si el remitente se siente positivo del mensaje expresado por email, el receptor se sentirá neutral, y si el remitente envía un mensaje neutral por email, el receptor lo tomará generalmente de manera negativa. Lee esta nota para conocer algunos consejos sobre cómo dar un feedbak negativo por email. ¡Mirá!

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 Cuando se trata de interacciones delicadas, lo mejor sería no comunicarse por correo electrónico ya que muchas veces, este medio escrito, no es bien recibido del otro lado por la falta de expresiones faciales, gestos físicos o tono de voz. Muchas veces una crítica mal redactada puede empeorar la situación y, a veces, el receptor responde con un tono desproporcionado al tono con el que fue enviado. Esto se debe a que normalmente, cuando hablamos personalmente con alguien, o incluso por teléfono, existen ciertas expresiones faciales, gestos físicos y todo de voz que ayudan a la comunicación e interacción entre dos personas. En la comunicación vía email se produce una natural “tendencia negativa”, según lo denomina el psicólogo Daniel Goleman.

Goleman sostiene que si el remitente se siente como positivo el mensaje expresado por email, el receptor lo sentirá neutral. Si el remitente envía un mensaje neutral por email, el receptor lo tomará generalmente de manera negativa. Es decir, normalmente un correo electrónico enviado baja su aspecto positivo al momento de ser recibido.

Por lo tanto, las personas que ocupan puestos laborales importantes y dentro de sus tareas se encuentran la administración remota de personas, tendrá que tener especial cuidado al momento de redactar un email para poder mantener a su equipo comprometido y motivado.

A continuación, te presentamos 5 consejos para dar un feedbak negativo por email, de Jocelyn K.Glei, autora del libro “Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done”.

  • Comienza con reconocimiento
Al momento de realizar una crítica por correo electrónico, lo primero que debemos es ser amables. Es importante decir gracias para motivar a los empleados en el lugar de trabajo o aumentar su productividad. Por ejemplo, sería un buen comienzo para la discusión: “Gracias por la respuesta rápida…”

  • Proporcionar dirección específica o manera de llevar adelante una acción
Es bueno brindarle al destinatario una información clara y constructiva que se centre en cómo se puede avanzar. Antes de criticar, es preferible proponer una manera para que el trabajo pueda ser realizado mejor. Por ejemplo, es preferible decir: “Esta presentación se encuentra en la dirección correcta, pero si podemos quitar 10 diapositivas estará mejor”, a decir: “Esta presentación es demasiado larga y dura mucho tiempo”.

  • Evitar el uso del imperativo
Al momento de redactar un email, es preferible usar frases condicionales como ¿puede usted?, ¿verdad?, que usar términos imperativos como hacé esto, terminá aquello. Es un cambio sutil pero muy importante ya que le estás dando posibilidad a la otra persona (receptora del email) a tomar decisiones sobre lo que van a hacer y cuándo.

  • Hacer hincapié en el progreso 
A todas las personas les gusta sentir una sensación de realización y por eso, quizás, es que siempre la gente se encuentra más motivada cuando el final está a la vista. No se trata de que siempre sea el final lo que motive, sino el cumplimiento de metas, por eso, por más que una persona se encuentre lejos del final de un proyecto, completar un paso puede ser significativo. Lo importante será mostrar el progreso para que el destinatario lo entienda. Por ejemplo: “Si hacemos esto, vamos a seguir adelante”.

  • Usar la palabra “todavía” 
Siempre que sea posible, será bueno hacer una crítica utilizando el adverbio “todavía”. Por ejemplo, existen diferencias entre decir: “No hiciste la tarea” y “No hiciste la tarea todavía”. Una sola palabra puede marcar el rendimiento, sin hacer sentir a la otra persona como un fracaso.

Al momento de enviar emails, se obtendrán mejores resultados siempre y cuando se sea más explícito con la intención emocional que se le quiere dar a nuestro mensaje y se consideren los sentimientos de los receptores de ese mensaje. Tomarse un tiempo para redactar el email y esforzarse por mostrar empatía y alientos en los mensajes puede hacer que éstos resulten más eficientes.


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