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Consejos para dirigir una reunión de forma efectiva

      
La idea central de las reuniones es intercambiar opiniones y conocer el trabajo de los compañeros
La idea central de las reuniones es intercambiar opiniones y conocer el trabajo de los compañeros  |  Fuente: Shutterstock
  • La mayoría de las empresas del mundo poseen instancias de reunión diarias.
  • Los jefes o encargados de la reunión deben asegurar que estas sean efectivas.
  • El objetivo central es transmitir determinada información a los trabajadores, sin afectar el trabajo de la jornada.

Las reuniones de trabajo son una realidad cotidiana en muchas empresas, pues sirven como momentos de encuentro en los que compartir o resolver dudas, informar cambios en la forma de trabajo o simplemente compartir resultados. Es esa cotidianidad lo que hace que sea realmente importante realizarlas de manera efectiva.

Para muchos empleados las reuniones son una especie de pausa del trabajo con las que distenderse. Sin embargo, estas son todo lo contrario.

En las reuniones se necesita la atención plena de todos los participantes para que estas sean realmente efectivas y, para lograrlo, se requiere de una figura de liderazgo que marque el camino a seguir.

Quien convoca la reunión o el jefe de la compañía debe encargarse de lograr que toda la atención se centre en lo que se desea transmitir en dicha ocasión.

¿Cómo hacerlo? ¿Cómo dirigir una reunión para que sea efectiva? Con los siguientes consejos:

Preparación ante todo

Planificar la reunión con anticipación, definiendo exactamente los objetivos de la misma y cómo alcanzarlos es la mejor forma de hacer que esta sea efectiva.

Para ello es necesario preparar los puntos clave que se quiere tratar, el discurso que se dará, tomar mediciones del tiempo que durará y diseñar incluso un espacio para las preguntas de los asistentes.

Anticipación

Avisar por anticipado a los asistentes de la reunión asegurará que estos lleguen con tiempo y preparados para lo que se busca transmitir. Si es posible, es necesario avisar de la fecha y hora de la reunión con al menos una semana de anticipación.

Además, enviar los documentos que se debe estudiar para dicho encuentro puede hacer que los asistentes sientan el compromiso de ir informados y no tomárselo como una simple charla entre colegas. Repartir información previa obligará a los empleados a leerla, analizarla y plantearse dudas.

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Crear una presentación

Además de ser una excelente ayuda para la memoria, las presentaciones pueden guiar el discurso y ayudar al orador a no apartarse de este. De este modo se eliminan completamente los imprevistos.

Realizar un resumen

Al final de la reunión, es importante resumir y resaltar nuevamente las ideas más importantes. En este resumen debe indicarse el objetivo mismo del encuentro y lo que se cree que se ha conseguido con ella.

Si bien este resumen puede planificarse con anticipación, es importante contemplar en él las dudas y sugerencias propuestas por los trabajadores en el espacio diseñado para que estas se transmitan.

Planear instancias de feedback

Para que una reunión sea efectiva, debe analizarse el impacto de lo comunicado en los trabajadores y su forma de trabajo. Esto se hace mediante reuniones o instancias de feedback en las que los trabajadores puedan informar sobre cómo han realizado su trabajo luego de los cambios anunciados en la reunión.

La efectividad de un encuentro no se conoce al instante, sino con el paso de los días, cuando se confirma cómo lo transmitido fue efectivamente aplicado.



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