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Cómo escribir un correo formal

      
Fuente: Shutterstock

En el siguiente artículo veremos cómo escribir un correo profesional en un contexto formal y damos algunos consejos para tener en cuenta a la hora de planificar su elaboración.

 

1. Asunto

El asunto es el título del correo electrónico. Debe ser concreto (no más de treinta o cuarenta caracteres) e ir directo al punto. Es importante que se destaque lo verdaderamente relevante, procurando expresar mucho en poco espacio para que el receptor pueda identificar rápidamente el interés y la importancia del tema.

 

2. Introducción / encabezamiento

Si no tenés confianza con la persona que será destinataria del correo, comenzá el encabezamiento o saludo inicial de la manera más formal posible. Por ejemplo, llámalo por su apellido. Si por el contrario conocés bien a la persona no hay problema en dirigirse por el nombre. Si bien muchos creen que el correo electrónico se presta para una mayor informalidad, es importante no perder de vista que el comienzo de un correo cumple ciertas funciones, como asegurarle al destinatario que el mensaje va dirigido a él, y por otro lado hacer que la comunicación sea menos distante.

 

3. Cuerpo del correo

Dependiendo de si escribe a nombre de la empresa o de manera personal y del número de destinatarios que formen parte de ese correo, se decidirá el tono y estilo del mensaje.

En esta parte del correo es importante comenzar mencionando cuál es la información que el destinatario debe saber. Para lograr esto es importante que antes de escribir tengamos claro qué queremos obtener con el envío del correo y cuál es nuestra posición. Hay que tener cuidado no abrir muchos frentes temáticos e intentar ser precisos.

A la hora de escribir es mejor intentar con oraciones breves y párrafos cortos. En lo posible procurar escribir correos breves, que no superen las cien líneas.

 

4. Final/Cierre

El correo electrónico tiene una despedida menos protocolar que la carta formal. Será suficiente poner: “Saludos”, “Cordialmente”, “Saludos cordiales” o “Atentamente”, para luego colocar nuestra firma, que incluirá nuestro nombre y nuestra información de contacto, para que la persona pueda optar por distintas alternativas en caso de que quiera contactarnos.

 



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