Wednesday :: 01 / 10 / 2014

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Informatización de los legajos del personal de la UBA


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La Subsecretaría de Medios de Comunicación entrevistó a la Directora General de Personal de la UBA, Susana Heinichen y al coordinador de la implementación del sistema Enrique Cambours, quienes se refirieron al Programa de Actualización de los legajos del personal. Este Programa permitirá la informatización on line de los datos de cada uno de los agentes, para ejercer un control eficaz sobre su gestión. Actualmente, los legajos sólo están en formato papel.


Pregunta: ¿En qué consiste el Programa de actualización de los legajos del personal?.

Susana Heinichen: El proyecto es un accionar coordinado de distintas áreas de la Secretaría de Hacienda y Administración. En lo que se relaciona directamente con los legajos, el Rectorado de la Universidad los tiene solamente papel y muy desactualizados. Entonces, queríamos aprovechar para hacer simultáneamente dos cosas. Por un lado, hacer el legajo electrónico para que cada Secretario, Subsecretario y Director General pudiera tener acceso a los datos de los agentes que tiene a su cargo; y por otro, actualizar los datos de esos legajos. La primer etapa de lo que se está haciendo consiste en cargar datos personales de los agentes con la actualización del legajo en papel en forma simultánea. Esta carga se realiza a partir de la migración de datos básicos que realizó el SUC. Luego, vamos a empezar la etapa de cargar los cargos de los agentes y después empezaremos a cargar los descriptivos de funciones que tendrán que hacerlo cada uno de los jefes. Hemos empezado nada más con Rectorado y Consejo Superior. La idea es que, cuando terminemos de actualizar Rectorado y Consejo Superior, haya un grupo mínimo que se encargue de tenerlos permanentemente actualizados y ofrecer todo el aprendizaje que se hizo en esta etapa para cargar los legajos de todas las Unidades Académicas.

Pregunta: ¿Cómo se detectó la necesidad de actualizar mediante un sistema de legajo único?.

Susana Heinichen: El diagnóstico surge cuando se comenzaron a pedir los legajos del personal y éstos estaban incompletos, desordenados; legajos en papel que están mal y, además, son la única fuente de información. Ha pasado que se habían llevado legajos al Rectorado y un día se produjo un incendio y murieron los legajos, otro día hubo una inundación y murieron otra tanda de legajos. Entonces, esta única fuente de información sobre el personal en papel y encima desactualizada no es lo que debía tener la Universidad. Ese fue nuestro punto de partida. La meta es hacer eficaz y eficiente la gestión de recursos humanos.

Pregunta: ¿Cuáles son los beneficios de tener un legajo único?.

Susana Heinichen: Uno puede asociar todos los conceptos del legajo único para liquidar sueldos o para estudiar incompatibilidades de una manera mucho más dinámica, entre otros beneficios. Es decir, que las incompatibilidades surjan al momento de la designación y no después que se le pagó el sueldo al agente. Ahora las incompatibilidades se detectan después que en una liquidación de haberes una persona está excedida en cantidad de cargos o cantidad de horas. No hay manera de hacer prevención. Si nosotros tenemos un legajo único de todas las Unidades Académicas disponible on line, sabremos si una persona va a quedar o no va a quedar incompatible antes de designarla en un cargo. También podemos conocer con facilidad qué estudios tiene cada agente y asignarle la tarea acorde a sus capacidades, diseñar planes de capacitación acordes al nivel de estudios obtenidos y a las tareas que desarrolla y muchos beneficios más.

Enrique Cambours: Técnicamente el control es posible cuando consolidás la información. En realidad, hoy si tenés legajos físicos distribuidos entre las Unidades Académicas conforme la persona trabaje en todas las Unidades Académicas y no tenés un elemento centralizador, no te vas a dar cuenta si la persona está excedida y por qué tipo de razones. El único elemento centralizador hoy es la liquidación de haberes, es decir, luego de que la persona estuvo trabajando un mes o dos o tres, salta que la persona es incompatible y en ese momento le tenés que decir que no le podés pagar porque es incompatible. Lo ideal es que, en el momento que la persona quiera acceder a un cargo, le puedas decir: "mire usted no puede porque es incompatible". En todo caso deberá pedir licencia en alguno de ellos.

Pregunta: ¿Cómo se implementa el Programa?.

Enrique Cambours: Se está desarrollando una especie de operativo que tiene como único objetivo la carga masiva de datos. El sistema que estamos aplicando es el sistema de gestión de personal en red que provee el Sistema de Información Universitaria que funciona en al ámbito del Ministerio de Educación, llamado "SIU Pampa". La idea es implementarlo en toda la Universidad. En este momento, estamos convocando a todo el personal de Rectorado y Consejo Superior en un lapso limitado de tiempo, por lo que estamos utilizando 21 terminales de computación para que los agentes sean atendidos y vengan a actualizar sus datos. Una vez cargados, existirán algunas terminales en la Dirección de Personal y las autoridades podrán acceder desde sus terminales para consultar a través del servidor on line.

Pregunta: ¿Qué datos se están actualizando de los agentes?.

Susana Heinichen: Se están actualizando y completando todos los datos personales del agente: nombre y apellido; los datos de la identidad del agente, su estado civil, la obra social, los aportes jubilatorios, el o los domicilios, la dependencia de la Universidad en la que trabaja, el apto médico, la habilitación o no del pago por salario familiar, si percibe jubilación, datos de la AFIP, su declaración patrimonial, sus estudios, si habla, lee o escribe algún idioma, y todos los datos del grupo familiar. Por ejemplo, a los efectos del sistema de liquidación de haberes, si una persona tiene tres hijos, para el sistema que se usa actualmente, son "hijo 1", "hijo 2", "hijo 3"; sin el nombre, número de documento ni fecha de nacimiento. Ahora todos los datos personales del grupo familiar se completan. Hoy estamos sin controles, entonces podés estar pagando la asignación familiar por un hijo de 28 años.

Enrique Cambours: Nosotros hoy no tenemos un sistema de personal claramente armado. Tenemos una serie de módulos independientes para la gestión del personal que se generaron en otra época y que lo único que hacen es alimentar el proceso de liquidación de haberes. Los datos de los hijos no le interesan en lo más mínimo porque lo único que sirve de ese dato es para liquidar el adicional por hijo. El sistema actual da de alta y no de baja esos datos; es manual y el liquidador tendría que saber la edad de cada uno de los hijos de todos los agentes para dejar de liquidar el adicional. Este nuevo sistema de gestión de personal permite hacer este tipo de control temporal, toma los nombres, la afiliación a la obra social, un montón de otros datos. Y es un sistema que hace control de ausentismo, cosa que hoy se hace a mano. Es un sistema integrado de gestión de personal hacia el que estamos migrando.


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